الجرد والأرشفة الورقية

تتناول هذه الصفحة حياة الملف الورقي بعد انتهاء القضية : مراقبة الرفوف، ووضعه في علبة الأرشيف، وإتلافه.

قبل البدء : الحقوق المطلوبة — الملفات والموكلون بصلاحية الكتابة. ويسهل إجراء الجرد وأنتم واقفون أمام الرفّ والقارئ الضوئي في اليد.

جرد رفّ

يقارن الجردُ ما تقرؤونه على الرفّ بما ينتظره البرنامج فيه.

1. في مخطط الترتيب، انقروا على الموضع المراد مراقبته. عندئذ يظهر زر جرد أعلى الشاشة.

2. انقروا على جرد. تُفتح الجلسة على هذا الموضع.

   

3. اقرؤوا الملصقات واحداً تلو الآخر. يعود المؤشّر وحده إلى الخانة بعد كل قراءة ؛ ويُضاف كل ملف مقروء إلى رأس القائمة مع نتيجته.

4. متى انتهى الرفّ، انقروا على الإقفال والمقارنة. وللاستئناف لاحقاً، يترك المتابعة لاحقاً الجلسة مفتوحة.

النتيجة : يحرّر البرنامج الحصيلة في أربعة أعداد وثلاث قوائم.

ملاحظة

الملف الغائب لأنه خارج لا يُحسب مفقوداً : يذكّر بذلك شريط يبيّن عدد الملفات المعنية. فالجرد لا يخلط أبداً بين « مفقود » و« معار ».

وينشئ زر طباعة الجرد محضرَ الجلسة.

أرشفة ملف منتهٍ

1. على سطر الملف، انقروا على أيقونة علبة الأرشيف.

2. أدخلوا بيانات الأرشفة :

   
   1. علبة الأرشيف — إلزامية : ما دامت لم تُختر علبة بقي زر أرشفة معطَّلاً. اختاروا مستوى المخطط الذي يقوم مقام العلبة.
   2. ملاحظة — اختيارية.
   3. يشرح التذكيرُ الأزرق من أين يأتي تاريخ الإتلاف.

3. انقروا على أرشفة.

النتيجة : تصير حالة الملف مؤرشف ويصير موضعه العلبةَ المختارة. وتُقيَّد الأرشفة في تاريخ الحركات.

تاريخ الإتلاف

يُحسب انطلاقاً من مدة الحفظ المرتبطة بنوع القضية في المراجع. وإن لم تكن لهذا النوع مدة مضبوطة، لا يُوضع أي تاريخ : فالبرنامج لا يخترع مدة حفظ.

انتباه

تاريخ الإتلاف ليس إلزاماً ولا استشارة قانونية : إنما هو تذكير بما ضبطه المكتب بنفسه. وتبقى مدة حفظ الملفات من مسؤوليتكم.

إتلاف الأرشيف

يعرض زر للإتلاف، أعلى الشاشة، الملفات المؤرشفة التي بلغت تاريخ إتلافها.

1. يذكّر التنبيهُ بأن هذه القائمة اقتراح : فالبرنامج لا يتلف شيئاً.
2. سبب الإتلاف — إلزامي للإتلاف : ما دام فارغاً بقي زر إتلاف معطَّلاً.

1. أشّروا على الملفات التي قرّر المكتب إتلافها فعلاً. ويتبع العددُ المكتوب في زر إتلاف اختياركم.

2. أدخلوا سبب الإتلاف.

3. انقروا على محضر لإنشاء محضر الإتلاف الذي يُحتفظ به في المكتب.

4. انقروا على إتلاف، ثم أكّدوا : « تسجيل إتلاف … ملف ؟ هذا الأثر نهائي. »

النتيجة : تصير حالة الملفات المختارة متلَف. وتبقى بطاقتها وتاريخ حركاتها قابلَين للاطلاع : فأثر الإتلاف هو الحجة.

هام

لا يتلف البرنامج شيئاً من تلقاء نفسه ولا يمزّق ورقة واحدة : إنما يسجّل قراراً اتخذتموه ونفّذتموه. فالإتلاف المادي يبقى عليكم، والمحضر هو الوثيقة التي تثبته.

مشكلات شائعة

لا يظهر زر جرد. لا يوجد موضع مختار : انقروا أولاً على موضع في مخطط الترتيب.

زر أرشفة يبقى معطَّلاً. لم تُختر أي علبة الأرشيف.

زر إتلاف يبقى معطَّلاً. لم يُؤشَّر على أي ملف، أو أن سبب الإتلاف فارغ.

قائمة « للإتلاف » فارغة. لم يبلغ أي ملف مؤرشف تاريخ إتلافه — أو ليس لأي منها تاريخ، لعدم ضبط مدة حفظ على نوع القضية.

يرفض البرنامج إتلاف ملف. لا يُتلف إلا ملف حالته مؤرشف : أرشفوه أولاً.