استيراد الوثائق

كثير من المكاتب ترتب وثائقها في مجلدات Windows، مجلدا لكل موكل أو لكل قضية. ويُدخل استرجاع الوثائق هذه الملفات إلى وحدة الوثائق، مربوطة بالموكل أو بالقضية الصحيحة، دون نقلها من مكانها.

قبل البدء: الصلاحية المطلوبة — الإدارة بحق الكتابة. استرجع أولا الموكلين والقضايا (انظر استيراد ملف)، فبهم تُقارَن المجلدات.

اختيار المجلد

1. في تبويب استرجاع البيانات انقر على استرجاع مجلد وثائق….

   

2. انقر على اختيار مجلد… وعيّن المجلد الجذر (مثلا «ملفات الموكلين»). يُقارَن كل مجلد فرعي بموكليك وقضاياك، وتُقرأ الملفات كما هي ولا تُنقل أبدا.

تلميح

بالنسبة للملفات الورقية، امسح ضوئيا الملفات الجارية أولا ثم الأرشيف (الوثائق › مسح ضوئي)، وليس العكس أبدا.

التحقق من الروابط

تلخّص ما وجده المساعد المجلد: عدد الملفات المقبولة، وعدد المجلدات الفرعية، وكم منها طوبق بيقين مع موكل أو قضية، وكم منها احتمالا.

• تُستبعد الملفات التي لا تقبل الوثائق صيغتها، وتُحصى حسب امتدادها. ولا يدخل إلا ملفات PDF وWord ‏(.doc و.docx) وExcel ‏(.xls و.xlsx) والنص (.txt) والصور.
• الملفات الموضوعة مباشرة في الجذر تذهب إلى منطقة «للتصنيف».
• يعطي الجدول لكل مجلد فرعي عدد الملفات والربط المقترح واليقين (مؤكد أو محتمل أو لا شيء) مع سببه.

لا تُطبَّق إلا الروابط المحددة: المؤكدة محددة تلقائيا، والمحتملة تحتاج تأكيدا بتحديد خانتها، والباقي يذهب إلى منطقة «للتصنيف (بدون ملف)» — لا ربط عشوائي أبدا.

ولتصحيح سطر، انقر عليه ثم اختر القضية في ربط السطر المختار بـ: (أو للتصنيف (بدون ملف))، فيتحدّث العداد … ربط معتمد.

اختيار نوع الوثائق

• يُستنتج نوع كل وثيقة (حكم، عقد، محضر، توكيل…) من اسمها، وتُظهر العدادات النتيجة.
• استنتاج النوع من اسم كل ملف — ألغِ تحديده لتصنيف الكل تحت النوع الافتراضي.
• النوع الافتراضي: — النوع الذي يُعطى لما لم يُتعرّف عليه، ويمكن تصحيحه بعد ذلك في الوثائق.
• إيداع الوثائق المحررة بالعربية فقط — يقصر الإيداع على الوثائق العربية.

والملف نفسه الموجود في عدة مجلدات يصبح وثيقة واحدة مرتبطة بكل منها، ويصبح تاريخ إنشاء الملف تاريخ دخوله. أما القراءة الآلية للنص (التعرف الضوئي) فتجري في الخلفية، والوثائق قابلة للاطلاع فورا.

إيداع الوثائق

1. انقر على إيداع في إدارة الوثائق. يعلن البرنامج عدد الملفات ويذكّر بأن «الملفات الأصلية لا تُنقل ولا تُعدَّل. العملية قابلة للاستئناف والإلغاء.»

2. أكّد بزر بدء الاستيراد.

   

يجري الإيداع في الخلفية. وتبيّن العدادات الوثائق مودعة وموجودة مسبقاً، رُبطت (كان ملف مطابق موجودا فاكتُفي بربطه) ومستبعدة وغير مقروءة أو بخطأ. ويسرد التفاصيل آخر أسطر السجل (ملف مقفل من تطبيق آخر، تكرار…).

وعند الانقطاع، أعد فتح الدفعة من الاسترجاعات السابقة: يُستأنف الإيداع دون تكرار، إذ يُتعرّف على كل ملف ببصمته.

التراجع عن إيداع

بعد انتهاء الإيداع، يقترح تقرير الإيداع زر إلغاء الاستيراد كله. وبعد التأكيد تذهب الوثائق التي أودعتها هذه الدفعة إلى سلة الوثائق، حيث تبقى قابلة للاستعادة؛ أما الوثائق التي كانت موجودة واكتُفي بربطها فتُحفظ وتُدرج في قائمة. انظر أيضا الحذف والاستعادة.