أموال الموكلين

التسبيقات والمبالغ المحصَّلة لحساب الموكل ملك للموكل، وليست إيرادات للمكتب. وتمسك شاشة الأموال المحتفظ بها للموكلين حسابا لكل موكل وتبيّن رصيده في كل لحظة. ولا يصبح التسبيق إيرادا إلا عند خصمه من مذكرة أتعاب.

قبل البدء: الاطلاع يتطلب حق القراءة على وحدة المحاسبة، وإدخال حركة أو إلغاؤها يتطلب حق الكتابة.

قراءة الأموال المحتفظ بها

افتح شريط المحاسبة، مجموعة السجلات، ثم انقر على أموال الموكلين.

1. حركة جديدة — لإدخال مبلغ محصَّل لموكل أو محوَّل إليه (انظر أدناه).
2. طباعة الكشف — كشف أموال الموكلين: للموكل المختار، أو لجميع الموكلين.
3. التنبيه «… موكل(ون) برصيد مدين: خلل في المتابعة يجب التحقق منه.» — موكل خرج من حسابه أكثر مما أُودع له. ويحمل الموكل المعني شارة رصيد مدين.
4. اسم الموكل — يعرض حركاته وحدها في الخانة السفلى (الحركات — …). ويعيدك زر كل الموكلين إلى آخر الحركات.

تبيّن الأرقام العلوية المجموع المحتفظ به وعدد الموكلون. ويبيّن جدول الوضعية حسب الموكل لكل واحد ما هو الوارد وما هو المخصوم / المسترد والرصيد المحتفظ به.

وفي قائمة الحركات، يحمل كل سطر رقما (السنة-الرقم)، والتاريخ، والموكل والقضية، والبيان ومرجعه، والطبيعة، والمبلغ في خانة وارد أو صادر، ثم الحالة.

الحركات التلقائية

تنشأ هذه الحركات وحدها في المالية عندما تدير تسبيقات موكل (انظر الأتعاب والتسبيقات):

ولا تُلغى من هذه الشاشة: صحّح التسبيق نفسه في المالية.

تسجيل حركة يدوية

استعملها لمبلغ يمر عبر المكتب دون أن يكون تسبيقا: مبلغ حُصِّل من الخصم لصالح الموكل، ثم تحويله إليه.

1. انقر على حركة جديدة. إذا كان موكل مختارا، يُقترح تلقائيا.

2. أدخل بيانات الحركة:

   
   1. الموكل — إلزامي.
   2. الطبيعة — محصَّل لحساب الموكل (وارد) أو محوَّل للموكل (صادر) أو تسوية.
   3. الاتجاه — لا يظهر إلا في تسوية: وارد أو صادر.
   4. المبلغ (د.ج) — إلزامي وأكبر من الصفر.
   5. السبب — لا يظهر إلا في تسوية، ويكون عندئذ إلزاميا.

   وأكمل كذلك التاريخ (إلزامي، ويُقترح تاريخ اليوم) وطريقة الدفع والمرجع (شيك، تحويل…) والبيان (إلزامي).

3. انقر على حفظ.

النتيجة: تظهر رسالة «تم تسجيل الحركة.»، وتأخذ الحركة الرقم الموالي في السنة، ويُحدَّث رصيد الموكل.

إلغاء حركة يدوية

الحركة لا تُعدَّل ولا تُحذف. ولتصحيح خطأ:

1. في آخر السطر، انقر على أيقونة إلغاء هذه الحركة (قيد إلغاء). ولا توجد إلا على حركة يدوية سارية.

2. تذكّر نافذة إلغاء الحركة؟ بأن الحركة تبقى مقروءة وأن قيد إلغاء مسبَّبا يُبطلها. اكتب السبب ثم أكّد.

النتيجة: «تم إلغاء الحركة.» تُوسَم الحركة الأصلية بـمصححة وتظهر مشطوبة، ويُبطلها سطر إلغاء بالمبلغ نفسه. ثم أدخل الحركة الصحيحة عند الحاجة.

انتباه

الرصيد المدين ليس أمرا عاديا أبدا: معناه أن خروجا سُجِّل دون الدخول المقابل له، أو سُجِّل مرتين. ابحث عن الحركة المعنية في قائمة الموكل قبل طباعة الكشف.

مشكلات شائعة

«يجب تعليل التسوية» املأ خانة السبب.

«يجب أن يكون المبلغ أكبر من الصفر» خانة المبلغ (د.ج) فارغة أو صفر. يُحدَّد اتجاه الحركة بـالطبيعة (أو بـالاتجاه)، لا بمبلغ سالب.

«تُصحَّح الحركة الناتجة عن تسبيق من وحدة الأتعاب» الحركة ناتجة عن تسبيق: صحّحه في المالية.

«هذه الفترة المحاسبية مقفلة: لا يمكن تأريخ أي قيد فيها. …» تاريخ الحركة يقع في شهر مقفل. انظر السنوات المالية والفترات.