القيادة والملف السنوي

تجمع شاشة قيادة المكتب في أربعة تبويبات ما ينبغي النظر فيه بانتظام: ما هو مستحق للضرائب، والمال المتاح فعلا، وما بقي على الموكلين، وما يدرّه كل ملف. كما تجمع بنقرة واحدة ملف السنة الموجّه إلى المحاسب الخبير.

قبل البدء: الاطلاع يتطلب حق القراءة على وحدة المحاسبة، أما مطابقة البنك وإعداد ملف المحاسب الخبير فيتطلبان حق الكتابة.

اللوحة الجبائية

افتح شريط المحاسبة، مجموعة القيادة، ثم انقر على القيادة. يظهر تبويب اللوحة الجبائية.

1. ملف الخبير المحاسب … — يُعدّ ملف السنة السابقة (انظر أدناه).
2. التبويبات الأربعة: اللوحة الجبائية والخزينة وغير المدفوع والمردودية.
3. المتاح الفعلي (خارج أموال الموكلين) — الصندوق والبنك منقوصا منهما مال الموكلين. ثم يأتي الإجمالي المستحق، ومتأخرة (عدد الالتزامات المتأخرة)، والتكلفة التقديرية للتأخير إن وُجدت، والإجمالي المدفوع.
4. التوقعات — ما سيبقى بعد دفع الاستحقاقات.

وقد يظهر تنبيهان: «… التزام متأخر»، وتنبيه ج50 القادمة بفترتها وتاريخها الأقصى ومبلغها وإحدى الخلاصتين: «الخزينة المتوقعة تغطي الاستحقاقات» أو «الخزينة المتوقعة لا تغطي الاستحقاقات».

تسرد خانة الاستحقاقات الالتزامات المتأخرة وتلك التي تحلّ في الثلاثين يوما القادمة، ويفتح زر عرض التصريحات شاشة التصريحات. وتفصّل خانة التوقعات الحساب الذي تلخّصه الشاشة هكذا: «المتاح + المذكرات المنتظر تحصيلها + التسبيقات المنتظرة − الاستحقاقات الجبائية − المصاريف المتكررة.» وينتهي إلى الرصيد المتوقع، ويظهر بالأحمر إذا كان سالبا.

الخزينة

انقر على تبويب الخزينة.

تُقرأ الأرصدة من السجلات: الصندوق يستقبل النقد، والبنك يستقبل الشيكات والتحويلات وحساب الصكوك البريدية. ثم تأتي أموال الموكلين المحتفظ بها — فهي في الصندوق أو البنك لكنها ليست ملكا للمكتب — ثم المتاح الفعلي (خارج أموال الموكلين).

1. الشهر — الشهر الذي تُسرد حركاته.
2. خانة المطابقة — في سطر من أسطر البنك، ضع العلامة عندما تجد العملية في كشف الحساب البنكي، وانقر عليها مجددا لإلغاء المطابقة. وتبيّن بطاقة البنك عدد الأسطر التي بقيت «غير مطابقة».

يبيّن كل سطر التاريخ والبيان ومصدره (إيراد أو مصروف أو أموال الموكلين، مع الرقم) والطرف وطريقة الدفع والحساب، ثم المبلغ في خانة وارد أو صادر.

غير المدفوع

انقر على تبويب غير المدفوع.

يُوزَّع إجمالي غير المدفوع حسب الأقدمية منذ تاريخ الاستحقاق: لم تحل بعد، 0 – 30 يوم، 31 – 60 يوم، 61 – 90 يوم، أكثر من 90 يوم. وتبيّن القائمة لكل مذكرة رقمها (انقر لفتحها)، والموكل والقضية، والاستحقاق، والمجموع، والمدفوع، والمتبقي المستحق، والأقدمية. ولتذكير هؤلاء الموكلين، انظر تحصيل المستحقات.

المردودية حسب الملف

انقر على تبويب المردودية.

اختر السنة، أو منذ البداية. ولكل ملف: المفوتر خارج الرسم والمحصَّل خارج الرسم وغير محصَّل والمصاريف المقدَّمة والمصاريف المستردة ومصاريف غير معاد فوترتها والنتيجة، وتظهر بالأحمر إذا كانت سالبة. ويجمع سطر خارج الملفات المصاريف غير المرتبطة بأي قضية. انقر على اسم الملف لفتحه. ولمقارنة مردودية القضايا والوقت المستغرق، انظر مردودية القضايا.

إعداد ملف المحاسب الخبير

في بداية السنة، اجمع دفعة واحدة كل ما يحتاجه محاسبك الخبير عن السنة المنقضية.

1. انقر على ملف الخبير المحاسب … (السنة السابقة مذكورة على الزر).

2. اقرأ رسالة التأكيد ثم انقر على إعداد الملف.

   

3. اختر مجلد الوجهة في الجهاز (مفتاح USB مثلا).

النتيجة: تظهر رسالة «تم إعداد الملف: … ملف، … وثيقة مبررة». ويحتوي المجلد dossier_comptable_<السنة> على:

• مصنّف Excel للسجلات؛
• قيود السنة في ملف مهيكل؛
• الكشوف بصيغة PDF: سجلا الإيرادات والمصاريف، وأموال الموكلين، والأصول الثابتة، والرسم على القيمة المضافة للسنة، وكل تصريح ج50، والحصيلة، وج13؛
• مجلد فرعي justificatifs يضم وثائق المصاريف المستخرجة من الوثائق؛

ويُنشأ بجانبه أرشيف .zip يضم المجموع. ويودَع المصنّف كذلك في الوثائق.

ملاحظة

لا يُرسَل شيء: أنت من يسلّم الملف لمحاسبك الخبير. وفي العمل على عدة أجهزة، يُعدّ الملف من الجهاز الخادم.