تسجيل مصروف

المصروف إما عبء على المكتب (إيجار، لوازم، اشتراكات…)، وإما مصروف مسترجع: مبلغ دفعه المكتب لحساب موكل في قضية (محضر قضائي، كتابة الضبط، خبير…) ويُعيد فوترته عليه.

قبل البدء: الصلاحية المطلوبة — المالية بحق الكتابة. وللمصروف المسترجع يجب أن يكون الموكل والقضية مسجلين.

سجل المصاريف

من شريط المالية انقر على المصاريف.

• يصفّي الشريط العلوي حسب النص (البحث بالوصف أو الملف...) والفترة والفئة. أما زر المصاريف القابلة للفوترة فقط فلا يُبقي إلا المصاريف المرتبطة بقضية التي لم تُفوتر بعد.
• المجاميع الأربعة تخص القائمة المعروضة: إجمالي المصاريف وغير قابل للفوترة (المصاريف غير المرتبطة بقضية) وتمت الفوترة وللفوترة (المصاريف المرتبطة بقضية التي لم تُفوتر بعد، كما في زر المصاريف القابلة للفوترة فقط؛ ولا تدخل فيها أعباء المكتب).
• تنفتح فقرة المصاريف حسب الفئة لعرض التوزيع.
• في القائمة يبيّن عمود الحالة: تمت الفوترة أو للفوترة (مصروف مسترجع لم يُدرج بعد في فاتورة) أو عبء المكتب.

إدخال مصروف

1. انقر على مصروف جديد.

2. املأ بيانات المصروف:

   
   1. الفئة (إجباري): قائمة المكتب مجمّعة حسب العائلات، وهي التي تحدد الباقي: فلا تُربط بقضية إلا فئات المصاريف المسترجعة (الرسوم القضائية، المحضر القضائي، الخبير، المترجم، النشر، الطوابع…).
   2. الموكل: لا يظهر إلا لفئة من فئات المصاريف المسترجعة.
   3. الملف المرتبط (اختياري): قضية الموكل المعنية. وفي مصاريف المكتب يكون الحقل رماديا مع عبارة (غير متاح لهذه الفئة).
   4. الوصف (إجباري): مثلا طبيعة عمل المحضر القضائي.
   5. المبلغ (د.ج) (إجباري): المبلغ المدفوع شاملا الرسم.

   ويأتي تحت المبلغ حقل تاريخ المصروف (إجباري) مقترحا تاريخ اليوم.

3. أكمل عند الحاجة إطار المحاسبة الذي يغذي سجل المصاريف:

   
   1. الطبيعة: مصاريف المكتب أو المصاريف (المدفوعة لحساب الموكّل) أو أصل ثابت (ممتلكات المكتب) أو غير قابل للخصم. يقترح البرنامج المصاريف المدفوعة لحساب الموكل لفئة قابلة للاسترجاع، ومصاريف المكتب في غيرها، ولك أن تغيّر ذلك.
   2. المورد: الجهة التي دُفع لها المبلغ.
   3. معدل الرسم: يُحسب الرسم المتضمن (د.ج) انطلاقا من المبلغ، ويمكنك تصحيحه، ولا يجوز أن يتجاوز المبلغ.
   4. طريقة الدفع، وبجانبها مرجع الوثيقة (رقم فاتورة المورد أو وصله).
   5. إرفاق الوثيقة المبررة (إدارة الوثائق): اختر ملف الوثيقة فيُودَع في الوثائق ويُربط بالمصروف (وبالقضية إن وُجدت). ثم يفتحه رابط عرض الوثيقة المبررة.

4. أضف عند الحاجة ملاحظات، ثم انقر على حفظ.

النتيجة: تظهر رسالة «تم حفظ المصروف»، ويظهر المصروف في القائمة ويُقيَّد في سجل المصاريف بالمحاسبة. والمصروف المسترجع المرتبط بقضية حالته للفوترة: سيُقترح في إطار مصاريف غير مفوترة عند إعداد الفاتورة التالية لهذه القضية (انظر إعداد فاتورة).

مصروف من فئة الطوابع الجبائية

مع فئة الطوابع الجبائية تتغير الاستمارة: يصير الموكل والقضية إجباريين ويظهر حقلان جديدان.

1. الملف المرتبط (إجباري للطوابع).
2. نوع الطابع مع سعر الوحدة.
3. الكمية.
4. يمتلئ الوصف والمبلغ (د.ج) وحدهما (تلقائي): اسم الطابع، والسعر مضروبا في الكمية.

انتباه

هذا الإدخال لا يُخصم من مخزون طوابع المكتب. إذا أخذت الطابع من مخزونك، فاستعمل بدلا منه استهلاك طابع على القضية: يُخصم من المخزون ويُنشأ المصروف المسترجع دفعة واحدة (انظر إدارة الطوابع).

تصحيح مصروف أو حذفه

أزرار عمود الإجراءات:

• القلم (تعديل) يعيد فتح النافذة بعنوان تعديل مصروف، ويظهر في إطار المحاسبة حقل سبب التعديل (السجل): يحتفظ السجل بالسطر الأصلي ويضيف قيدا تصحيحيا مسببا.
• سلة المهملات (حذف) تطلب التأكيد (حذف المصروف). ولا يُمحى سطر السجل، بل يُلغى بقيد مسبب.

المصروف الذي تمت الفوترة عليه لا يُعدَّل ولا يُحذف: قلمه رمادي (لا يمكن تعديل مصروف مفوتر) وسلة المهملات لا تظهر.

مشاكل شائعة

«يرجى ملء جميع الحقول الإجبارية». الوصف فارغ أو المبلغ صفر.

«يجب ربط الطابع بملف». مصروف الطوابع يتطلب الموكل ثم القضية. واختر كذلك نوع الطابع وكمية لا تقل عن 1.

حقل الملف المرتبط يبقى رماديا. الفئة المختارة من مصاريف المكتب («هذه الفئة خاصة بمصاريف المكتب ولا يمكن ربطها بملف»)، أو لم يُختر الموكل بعد.

«لا يمكن حذف هذا المصروف: إنه مرتبط بمعاملة طوابع جبائية…» أنشئ المصروف بشراء طوابع أو باستهلاكها، فهو تابع للمخزون ولا يُحذف وحده.