Archivage, sécurité et réglages

Le module Documents garde la preuve de ce qu'il contient : chaque pièce a une empreinte, chaque geste est inscrit dans un journal chaîné, et une pièce peut être scellée pour figer sa version. Cette page réunit aussi les réglages, dont la plupart sont réservés à l'associé.

Avant de commencer : le scellement demande le droit Sceller (associé, collaborateur) ; l'archivage d'une affaire, les règles de conservation, la sécurité et les paramètres se modifient par l'associé.

Sceller une pièce

Sceller une pièce fige sa version courante : elle est horodatée, inscrite au journal chaîné et passe en lecture seule. Toute modification ultérieure crée une nouvelle version, la version scellée restant intacte.

1. Cochez la pièce, puis cliquez sur Sceller (barre d'actions, clic droit, ou le cadenas doré du groupe Archiver du ruban).

   

2. Confirmez avec Sceller.

Résultat : « Document scellé » ; un cadenas apparaît sur la ligne, et l'onglet Scellés du volet Propriétés liste le scellé. Le bouton Certificat y affiche le Certificat de scellement : document, version, empreinte, date et auteur du scellement, entrée du journal et la Procédure de vérification par un tiers. Certificat imprimable (état) en produit la version PDF.

Vérifier l'intégrité

• Vérifier l'intégrité (ruban ou clic droit) contrôle la pièce sélectionnée ;
• Rapport d'intégrité (groupe Archiver) contrôle tout le dépôt et le journal.

Le résultat compte les pièces Vérifiés, Conformes, Altérés et Manquants, et dit si le journal est intact. Une pièce altérée ou manquante est à restaurer depuis la sauvegarde.

Archiver une affaire close

1. Cliquez sur Archiver le dossier (groupe Archiver du ruban). La fenêtre des paramètres s'ouvre sur l'onglet Archivage.

   

2. Sous Archiver un dossier clos, recherchez l'affaire, puis cliquez sur Vérifier et archiver et confirmez avec Archiver.

Résultat : l'intégrité de toutes les pièces est vérifiée, puis l'affaire passe en lecture seule et sort de la recherche courante (ses pièces restent visibles dans la vue Archives). La liste des dossiers archivés donne le nombre de pièces, de pages et le volume. Pour chaque archive, deux boutons : Exporter sur support externe (pièces + index autonome) et Restaurer depuis l'archive. Registre (état) imprime le registre d'archivage.

Conserver et purger

Chaque type de document a une durée de conservation. Sous Propositions de purge (durée de conservation échue), l'onglet Archivage liste les pièces d'affaires closes (ou hors affaire) dont la durée est dépassée. Rien ne s'efface tout seul : pour chaque pièce, Prolonger (jusqu'à une date au format AAAA-MM-JJ) ou Purger…, qui exige un motif et la recopie du titre de la pièce, et laisse une trace permanente au journal.

Le même onglet règle l'Ancrage périodique du journal et la Vérification cyclique des pièces, hors des heures d'usage (Ancrage (h), Cycle (jours), Plage hors usage, Lot). Le logiciel ne lance pas ces contrôles de lui-même : Exécuter maintenant les déclenche. L'Horodatage externe RFC 3161 est optionnel et désactivé par défaut : s'il est activé, seule l'empreinte de la pièce est envoyée à l'autorité, jamais la pièce.

Droits et confidentialité

Cliquez sur Sécurité (groupe Archiver du ruban).

La Matrice des droits par rôle croise les actions et les rôles. À la livraison :

Action	Associé / admin	Collaborateur	Secrétariat	Stagiaire	Expert-comptable
Voir, Ouvrir, Ajouter	Oui	Oui	Oui	Oui	Non
Modifier les métadonnées, Créer une version, Imprimer	Oui	Oui	Oui	Non	Non
Exporter, Sceller, Supprimer	Oui	Oui	Non	Non	Non
Purger, Administrer	Oui	Non	Non	Non	Non

L'associé garde toujours tous les droits ; Défauts rétablit la matrice livrée. Un refus est journalisé et apparaît dans le journal d'accès.

À ces droits s'ajoute le niveau de confidentialité de chaque pièce : l'associé voit tout, y compris les pièces Secret ; le collaborateur voit les pièces Normal et Restreint ; les autres rôles, les pièces Normal seulement.

Cloisonnement par dossier — cochée, cette option limite les collaborateurs et le secrétariat aux affaires qui leur sont affectées (et à leurs propres dépôts hors affaire) ; les stagiaires le sont toujours. Affectez les affaires (recherche, Utilisateur…, Affecter) avant d'activer.

Sorties de données — l'option de copie de travail filigranée, le Journal d'accès (état) et l'Export complet (portabilité), qui copie toutes les pièces, déchiffrées, dans une arborescence Client / Dossier avec un index : à réserver à un support chiffré.

Exporter des pièces

Cochez les pièces puis Exporter (Ctrl+E). Deux possibilités :

• Copie fidèle (original) — le fichier d'origine, déchiffré ;
• Copie de travail filigranée — un PDF qui porte en filigrane votre nom, la date et la mention de confidentialité : une fuite reste traçable. Les pièces Word et Excel ne peuvent pas être converties ainsi.

Les deux exports sont journalisés.

Dossiers surveillés et profils de numérisation

Cliquez sur Dossiers surveillés (groupe Acquérir). L'onglet Acquisition s'ouvre.

• Profils de numérisation — un profil fixe la résolution, le mode, le chargeur, la séparation sur page blanche, le redressement et le type de document proposé. Le Profil par défaut est présélectionné dans la fenêtre Numérisation.
• Dossiers surveillés — tout fichier déposé dans un dossier surveillé (scanner réseau, télécopie, boîte de dépôt) est versé automatiquement, avec le classement de la règle, dès qu'il ne change plus, puis déplacé dans un sous-dossier « _traites » (ou supprimé, ou laissé en place, selon la règle). Les doublons sont ignorés. Nouveau dossier surveillé crée une règle : Dossier surveillé, Motif de nom (par exemple *.pdf;*.jpg), Type de document, Dossier (classement), Client, Confidentialité, Après ingestion, Sous-dossiers inclus. Passer maintenant force un passage.

La surveillance ne tourne que s'il existe une règle active.

Les paramètres du module

Statistiques et Paramètres (groupe Outils) ouvrent la fenêtre Documents — statistiques, travaux et paramètres :

Onglet	Contenu
Statistiques	Nombre de pièces, volume, non classées, OCR douteux, scellées ; répartition par type ; états imprimables
Travaux	Les traitements en arrière-plan (extraction du texte, vignettes, impressions, imports…) ; Relancer les échecs
Journal & intégrité	État du Journal chaîné et de l'Horloge, Ancrer maintenant, rapport d'intégrité et journal d'accès
Reconnaissance	Mots-clés par type et Champs extraits qui servent à proposer le type et les champs ; Banc d'essai pour tester sur un extrait collé
Acquisition, Archivage, Sécurité	Voir ci-dessus
Dépôt & paramètres	Dépôt chiffré et espace libre, Index de recherche (Reconstruire l'index), outils de reconnaissance du texte et leurs Langues (arabe + français par défaut)

L'emplacement du dépôt se change dans l'administration du logiciel, pas ici.

Problèmes fréquents

« Cette version est déjà scellée. » — la version courante l'est déjà ; pour sceller une modification, versez d'abord une nouvelle version.

« Ce document n'est pas scellé. » — le certificat n'existe qu'après un scellement.

« Le fichier de ce document est absent du dépôt : restaurez-le depuis la sauvegarde. » / « Le fichier de ce document a été altéré… » — utilisez la restauration proposée par l'alerte d'intégrité, ou restaurez une sauvegarde (voir Sauvegarder et restaurer).

« Action non autorisée pour votre rôle (la tentative est journalisée). » — l'action n'est pas cochée pour votre rôle dans la matrice des droits.